Informácia o spracúvaní osobných údajov


V súvislosti s prijatím Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktoré sa s účinnosťou 25. mája 2018 vzťahuje na spracúvanie Vašich osobných údajov spoločnosťou  s.r.o., Vám nižšie poskytujeme zhrnutie základných informácií o spracúvaní a ochrane Vašich osobných údajov zo strany ROKOSAN s.r.o., ako prevádzkovateľa pri spracúvaní osobných údajov.

Aby sme mohli s Vami, ako dotknutou osobou, uzatvoriť pracovnú zmluvu a následne si plniť povinnosti zamestnávateľa, spracúvať účtovné doklady, zabezpečovať evidenciu, tvorbu a ochranu registratúrnych záznamov, zabezpečovať kontrolu jázd firemných vozidiel a zabezpečiť ochranu majetku firmy potrebujeme Vaše osobné údaje. Bezpečnosť vašich údajov a ich spracúvanie zákonným spôsobom je pre nás prvoradé.  Tu sa dozviete, ako vaše osobné údaje spracúvame a ako dosiahneme ich bezpečnosť.

1. Identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa

Vaše osobné údaje spracúva spoločnosť ROKOSAN s.r.o., obchodný register Okresného súdu Košice I, vložka č. 10957/V, Kollárová 446, 078 01 Sečovce, IČO: 36 191 116, tel. +421 - 56 6782 108 (ďalej len „prevádzkovateľ“).

2. Zoznam spracúvaných osobných údajov

Mzdy a personalistika:  meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, rodinný stav, štátna príslušnosť, štátne občianstvo, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko, pohlavie, údaje o vzdelaní, spôsobilosť na právne úkony, poberanie prídavkov na deti, mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o dochádzke zamestnancov na účel výpočtu mzdy, údaje o vyplatenej stravnej dávke zamestnancov, údaje o bankovom účte fyzickej osoby, údaje o zrazených preddavkoch na daň z príjmov,  údaje o daňovom bonuse, ročnom zúčtovaní dane a zamestnaneckých prémií, sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom, peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov, neprávom prijaté sumy dávok sociálneho poistenia a dôchodkov starobného dôchodkového sporenia alebo ich preddavky, štátnych sociálnych dávok, dávok v hmotnej núdzi a príspevkov k dávke v hmotnej núdzi, peňažných príspevkov na kompenzáciu sociálnych dôsledkov ťažkého zdravotného postihnutia, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, ročný úhrn vyplateného dôchodku, údaje o pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci, údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, vymeriavací základ na zdravotné poistenie, názov zdravotnej poisťovne, údaje o zamestnávateľoch, údaje pre spracovanie pracovného posudku a hodnotenia práce, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje z potvrdenia o zamestnaní, údaje o vedení zamestnanca v evidencii nezamestnaných občanov, údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku, údaje zo zamestnaneckej zmluvy doplnkovej dôchodkovej poisťovne, osobné údaje spracúvané na potvrdeniach, osvedčenia o absolvovaných skúškach a vzdelávacích aktivitách, osobné údaje spracúvané na vysvedčeniach a diplomoch, údaje uvedené v životopise, registrácia pracovných úrazov a chorôb z povolania, osobné údaje pre zaistenie bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci.

Monitorovanie zamestnancov – firemné vozidlá GPS: titul, meno, priezvisko, pohyb a miesto, kde sa fyzická osoba nachádza.

Účtovné doklady: meno, priezvisko a titul fyzickej osoby, adresa trvalého bydliska, adresa prechodného bydliska alebo miesta, kde sa obvykle fyzické osoba zdržiava, telefónne číslo, emailová adresa, druh a číslo dokladu totožnosti, podpis a číslo bankového účtu fyzickej osoby.

Správa registratúry: titul, meno, priezvisko, všeobecne použiteľný identifikátor – rodné číslo, podpis, adresa, e-mailová adresa a telefónne číslo.

Osobné údaje získavame výhradne priamo od Vás pri uchádzaní sa o zamestnanie, v priebehu pracovného alebo obdobného pomeru., pri monitorovaní zamestnancov sú osobné údaje získavané aj prostredníctvom GPS zariadenia, ktoré je umiestnené v služobnom motorovom vozidle, v ktorom fyzická osoba – zamestnanec vykonáva v danom čase a na danej polohe pracovnú činnosť.

Dotknuté osoby:

Mzdy a personalistika: uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby.

Monitorovanie zamestnancov – firemné vozidlá GPS: zamestnanci, ktorí majú pridelené firemné motorové vozidlo.

Účtovné doklady: zamestnanci a zamestnanci dodávateľov tovarov a služieb.

Správa registratúry: fyzické osoby – odosielatelia a prijímatelia úradnej korešpondencie a majiteľ elektronickej schránky a ním určené poverené osoby.

3. Účel spracúvania Vašich osobných údajov

Mzdy a personalistika: plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom  alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov.

Monitorovanie zamestnancov – firemné vozidlá GPS: zabezpečenie ochrany majetku prevádzkovateľa, kontrolu využívania pracovného času a dodržiavanie bezpečnostných pokynov zamestnancami prevádzkovateľa prostredníctvom elektronického monitoringu GPS.

Účtovné doklady: spracovanie účtovných dokladov.

Správa registratúry: zabezpečovanie evidencie, tvorby, ukladania a ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a ich vyraďovanie a prijímanie elektronických podaní prostredníctvom elektronickej schránky.

4. Právny základ spracúvania osobných údajov

Mzdy a personalistika: spracúvanie osobných údajov je nevyhnutné na uzatvorenie pracovnej zmluvy a plnenie si povinnosti zamestnávateľa v súlade so zákonom č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákonom č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákonom č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákonom č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých v znení neskorších predpisov, zákona č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákona č. 53/2003 Z. z. o orgánoch štátnej správy v oblasti sociálnych vecí, rodiny a služieb zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Monitorovanie zamestnancov – firemné vozidlá GPS: Spracúvanie osobných údajov je realizované v súlade s § 13 ods. 4 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce.

Účtovné doklady: zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb.

Správa registratúry: zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov, zákon č. 305/2013 Z. z. o e-Governmente.

5. Komu poskytujeme Vaše osobné údaje

Zamestnanci:

  • Mzdy a personalistika: sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, daňový úrad, doplnkové dôchodkové poisťovňa, dôchodcovské správcovské spoločnosti, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru, Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny, súdy a orgány činné v trestnom konaní, exekútor,
  • Monitorovanie zamestnancov - firemné vozidlá GPS: súd a orgány činné v trestnom konaní, orgány štátnej moci a správny orgán,
  • Účtovné doklady: sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, daňový úrad, orgány činné v trestnom konaní.

Odosielatelia a prijímatelia úradnej korešpondencie:

  • Správa registratúry: Ministerstvo vnútra SR a štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou.

6. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Mzdy a personalistika:

po dobu A-70 rokov osobné spisy zamestnancov,
po dobu 3 rokov evidencia dochádzky a dovoleniek,
po dobu 5 rokov popisy pracovných činností,
po dobu 5 rokov dohody o vykonaní práce a o pracovnej činnosti,
po dobu 3 rokov dohody o hmotnej zodpovednosti,
po dobu 3 rokov zamietnutá žiadosť o prijatie do zamestnania,
po dobu 1 roku osobná karta zamestnanca o zverených hodnotách,
po dobu 10 rokov evidencia o preškolení a získanie odbornej spôsobilosti,
po dobu 10 rokov pracovno-právne spory,
po dobu 10 rokov sociálne poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny,
po dobu 5 rokov pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika,
po dobu 5 rokov materská dovolenka a neplatené voľno,
po dobu 5 rokov stravovanie zamestnancov – zabezpečenie,
po dobu 5 rokov iné zrážky zo mzdy,
po dobu 10 rokov dôchodkové zabezpečenie,
po dobu 10 rokov zdravotné poistenie,
po dobu 10 rokov doplnkové dôchodkové poistenie,
po dobu 10 rokov rodinné prídavky a materské príspevky,
po dobu A-10 rokov ťažké a smrteľné pracovné úrazy,
po dobu 5 rokov ľahké pracovné úrazy,
po dobu 5 rokov školenia BOZP a PO – záznamy,
po dobu 5 rokov odmeny,
po dobu 20 rokov mzdové listy,
po dobu 10 rokov výplatné listiny,
po dobu 10 rokov prehlásenie k dani zo mzdy,

Monitorovanie zamestnancov – firemné vozidlá GPS: po dobu 10 rokov – súčasť knihy jázd.

Účtovné doklady: po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Správa registratúry: po dobu 5 rokov od ukončenia korešpondencie.

Osobné údaje sú uchovávané po dobu stanovenú registratúrnym plánom uložené v archíve spoločnosti. Potom sú v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov vyradené z evidencie a bezpečne likvidované tak, aby nebolo možné zistiť ich obsah alebo odoslané do archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou.

7. Prenos osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii

Vaše osobné údaje nezamýšľame preniesť do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácii.

8. Práva dotknutej osoby

V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte:

  • právo na jasné, transparentné a zrozumiteľné informácie o tom, ako používame Vaše osobné údaje a aké sú Vaše práva,
  • právo na prístup k Vašim osobným údajom a poskytnutie ďalších informácií súvisiacich s ich spracúvaním zo strany ROKOSAN s.r.o.,
  • právo na opravu nesprávnych a neúplných osobných údajov,
  • právo na vymazanie Vašich osobných údajov, predovšetkým ak
    • už nie sú ďalej potrebné pre ďalšie spracúvanie,
    • ste odvolali svoj súhlas na ich spracúvanie,
    • ste oprávnene namietali voči ich spracúvaniu,
    • sú osobné údaje spracúvané nezákonne alebo
    • musia byť osobné údaje vymazané v zmysle právnych predpisov,
  • právo na obmedzenie spracúvania Vašich osobných údajov, ak
    • napadnete správnosť osobných údajov po dobu, kým overíme ich správnosť,
    • spracúvanie je nezákonné,
    • ich už nepotrebujeme, ale údaje potrebujete Vy na účely uplatnenia Vašich právnych nárokov,
    • namietate proti ich spracúvaniu po dobu, kým overíme, či naše oprávnené dôvody prevažujú nad Vašimi záujmami,
  • právo podať námietky proti spracúvaniu Vašich osobných údajov v prípade, že ich spracúvame na účely priameho marketingu alebo na účely našich oprávnených záujmov,
  • právo získať svoje osobné údaje a preniesť ich k inému poskytovateľovi služieb,
  • právo podať sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel. č. +421-2-3231-3220, elektronicky na adresu statny.dozor@pdp.gov.sk

9. Ak potrebujete pomoc

Ak máte otázky ohľadom spracúvania Vašich osobných údajov, ak nie ste spokojný s tým, ako spracúvame Vaše osobné údaje alebo potrebujete akúkoľvek súvisiacu pomoc, obráťte sa prosím, na konateľa spoločnosti a to telefonicky na tel. č. +421 - 56 6782 108, elektronicky na adrese szoke@rokosan.sk alebo písomne na adrese ROKOSAN s.r.o., Kollárová 446, 078 01 Sečovce.

10. Ako spracúvame a chránime vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame v elektronickej a listinnej forme a pri ich spracúvaní nevyužívame prostriedky automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania.

Pre zabezpečenie bezpečnosti a dôvernosti Vašich osobných údajov, ktorá je pre našu spoločnosť mimoriadne dôležitá, využívame technické a organizačné opatrenia najmä na ochranu pred neoprávneným prístupom k údajom a ich zneužitiu,  k zabezpečeniu pred neoprávneným spracúvaním, spracúvaniu nad rámec rozsahu a obsahu zodpovedajúcemu účelu ich spracúvania, nedovoleným spôsobom spracúvania, zaistenie bezpečnosti našich IT systémov ako aj obnovu dát v prípade bezpečnostného incidentu. Všetky prijaté opatrenia pravidelne vyhodnocujeme a aktualizujeme.

11. Záverečné ustanovenia

Tieto zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť dňa 25. mája 2018. Vyhradzujeme si právo tieto zásady zmeniť, ak dôjde k zmene spracúvania osobných údajov v našej spoločnosti.